Hay decisiones empresariales que se toman por descuido, otras por desconocimiento y algunas más por una calculada intención de reducir costos a expensas de los trabajadores.
La obligación de afiliar a un trabajador nace en el momento exacto en que se establece la relación laboral, y desde ese instante el empleador es legalmente responsable de cualquier eventualidad que le ocurra a esa persona durante su jornada.
Razones por las que ningún argumento excusa al empleador de afiliar desde el inicio
Ninguno de estos argumentos tiene validez jurídica: en la mayoría de los sistemas legales del mundo, la relación laboral existe desde que una persona comienza a prestar servicios bajo la subordinación de otra, independientemente de si hay un documento firmado, de si se ha acordado un período de prueba o de si el empleador considera que se trata de algo provisional.
Incluso si el propio trabajador aceptara voluntariamente no ser afiliado a cambio de un salario más alto, ese acuerdo sería nulo de pleno derecho y el empleador seguiría siendo responsable de las consecuencias.
Es por eso que las sanciones en esta materia son particularmente severas y que las autoridades laborales tienen amplias facultades para investigar, inspeccionar y penalizar a quienes incumplan.
Qué tipo de consecuencias enfrenta quien no afilia a tiempo a sus empleados
Estas multas no son simbólicas: en muchos países se calculan en salarios mínimos mensuales o en unidades de valor reajustables, lo que hace que su impacto sea verdaderamente significativo, especialmente para las pequeñas y medianas empresas que operan con márgenes ajustados.
Esto quiere decir que si durante ese tiempo el trabajador sufrió un accidente, requirió hospitalización, tuvo una incapacidad médica o desarrolló una enfermedad relacionada con su trabajo, el empleador debe asumir de su propio bolsillo todos los gastos que el sistema de seguridad social habría cubierto si la afiliación hubiera sido realizada correctamente.
Y todo esto sin contar con las demandas laborales que el trabajador o sus beneficiarios pueden interponer por los perjuicios adicionales causados por el incumplimiento.
El pago de los aportes no realizados y la carga de los intereses moratorios
Esta deuda incluye tanto la parte que corresponde al empleador como la parte que hubiera correspondido al trabajador, más los intereses moratorios que se generan por el tiempo transcurrido desde que cada cotización debió haberse realizado.
En muchos casos las entidades del sistema no aceptan plazos muy amplios para ponerse al día, lo que obliga al empleador a hacer erogaciones importantes en momentos en que además está enfrentando multas y posibles demandas.
Los derechos del trabajador y los caminos que tiene para hacerlos valer
En muchos países, las autoridades laborales tienen mecanismos expeditos para atender estas situaciones y cuentan con facultades para ordenar medidas inmediatas mientras se tramita el proceso sancionatorio.
El trabajador no necesita esperar a terminar la relación laboral para hacer valer sus derechos: puede exigir la afiliación mientras aún está trabajando para ese empleador, y la ley protege al trabajador que ejerce estos derechos frente a cualquier represalia que el empleador pueda intentar tomar en su contra.
El efecto de largo plazo sobre la empresa que acumula sanciones por omisión de afiliación
Las autoridades aplican criterios agravantes a la reincidencia, lo que se traduce en multas más altas, procesos más expeditos y menor disposición a negociar acuerdos favorables para el infractor.
Más allá de las consecuencias directamente medibles en dinero, la reputación de un empleador que incumple sus obligaciones con los trabajadores sufre un deterioro que tiene efectos prácticos sobre su capacidad para atraer y retener talento, para acceder a contratos públicos, para obtener financiación y para mantener relaciones comerciales sólidas con socios y clientes que tienen sus propios estándares de cumplimiento.
La solución es siempre más sencilla de lo que parece
Este procedimiento debe asignar responsabilidades claras, contar con checklists verificables y estar afiliación empresa cafam vinculado al proceso de incorporación de cada nuevo empleado de manera que sea imposible omitirlo sin que alguien lo note.
Cumplir con la obligación de afiliar a los trabajadores desde el primer día no es un gasto: es la base sobre la que se construye cualquier relación laboral seria, responsable y sostenible en el tiempo.